Programm

Im Rahmen der med.Logistica gestaltet der Beschaffungskongress der Krankenhäuser am 06.05.2025 in Leipzig einen Beitragsslot (Impulse & Debatte) mit Univ.-Prof. Dr. Dr. Wilfried von Eiff (Kongress-Präsident des BKK) und anderen Experten.

Künstliche Intelligenz, Robotik und Smart Cabinets: Wie Einkauf und Logistik-Management, aber auch Patienten und Mitarbeiter wirklich profitieren!

Angesichts steigender Arbeitskosten und Materialpreise sowie der Zunahme von Versorgungsengpässen bei Medizinprodukten sowie Medikamenten in Verbindung mit steigendem Erlösdruck ist das Beschaffungsmanagement der Krankenhäuser gefordert, Versorgungsprozesse effektiv zu gestalten sowie zu stabilisieren. Dabei spielen digital-basierte Konzepte eine bedeutende Rolle: Digitalisierte MaWi-Prozesse, Smart Cabinets, Robotik-Technologien und KI sind einerseits Hoffnungsträger zur Bewältigung dieser Herausforderungen, aber es besteht erhebliche Unsicherheit über sinnvolle Technologie-Optionen, wirkliche Nutzenwirkungen und nachweisbare Wirtschaftlichkeitseffekte.
Es fehlen bedarfsgerechte und wirtschaftlich überzeugende Vorzeigeprojekte.

• Mit dem Ziel der Entlastung von Pflegekräften und der Realisierung einer kostengünstigen, versorgungssicheren Logistik für Medizinprodukte und Medikamente steht die Digitalisierung des „Order-to-Replenishment-Prozesses“ in den Paracelsus Kliniken zur Diskussion.
• Für eine bedarfsgerechte und wirtschaftliche Steuerung der Arzneimittel- und Medizinprodukte-Logistik von der Bedarfserkennung auf Station bis zur Verfügbarkeit von Arzneimitteln und Medizinprodukten am Einsatzort gelten „Smart Cabinets“ in ausländischen Krankenhäusern seit Jahren als innovative Prozess-Technologie.
• Digitale Technologie-Optionen bieten sich auch bei Transportrobotern und fahrerlosen Transportsystemen an. Ebenso kommen Robotik-Technologien in der Medikationsversorgung und im Lagermanagement zur Anwendung.
• Die zentrale Herausforderung für Beschaffungsmanager besteht darin, Datenschutz- und KRITIS-konforme KI-Anwendungen auf dem Markt zu finden, eine realistische Einschätzung von Kosten und Nutzen vorzunehmen sowie den Implementierungsaufwand zu kalkulieren.

Vor diesem Hintergrund gehen wir in dieser Session unter der Leitung von Wegweiser Media & Conferences GmbH und Univ.-Prof. Dr. Dr. Wilfried von Eiff folgenden Fragen nach:

• Wie gestaltet man die Digitalisierung von Prozessen in der Materialwirtschaft von der Planung bis zur Realisierung erfolgreich?
• Wie kann KI die strategischen und operativen Aufgaben in welchen Arbeitsbereichen des Beschaffungsmanagements effektiv unterstützen?
• Können „Smart Cabinets“ die Rolle als „Backbone“ einer digital-basierten Beschaffungslogistik übernehmen und welche Effekte sind damit verbunden?

Ablauf:

Einführung:
Was Beschaffungsmanager von KI, Robotik und Smart Cabinets erwarten und wo wir wirklich stehen.
Prof. Dr. Dr. Wilfried von Eiff

Vortrag 1:
Datenschutzkonforme KI im Krankenhaus: Von der Ausschreibung bis zum Rollout.

• René Herzer (Geschäftsführer und Gründer der basebox GmbH, Utting)

Vortrag 2:
Durchgehende Digitalisierung in der Materialwirtschaft: Eine Blaupause für eine erfolgreiche Prozess-Digitalisierung durch Hersteller-Krankenhaus-Kooperation.

• Svetlana Janetzki (Strategischer Einkauf – Geschäftsbereich Einkauf, Paracelsus Kliniken Deutschland)
• Tim Knipps (Projektleitung „Prozessdigitalisierung MaWi“ und Geschäftsführer COMED, Soest).

Vortrag 3:
Das „Smart Cabinet“ als Backbone der Digitalisierung im Klinikbetrieb: Von der Wäscheversorgung über Medizinprodukte-Logistik bis zum Medikationsmanagement.
Nutzeneffekte, Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Kosten: Verschiedene Technologiekonzepte und Anbieter im direkten Produktvergleich.

• Volker Rattmann (Geschäftsführer KEMAS GmbH)
• Andreas Fastenau (Geschäftsführer texxeo GmbH)
• Marco Schäfer (Vertriebsleiter OMNICELL Ltd).

Diskussion mit Referenten, Experten und Plenum

Zusammenfassung: Erkenntnisse, Perspektiven und Empfehlungen

• Prof. Dr. Dr. Wilfried von Eiff

Die Krankenhausreform, wie sie im Koalitionsvertrag 2025 zwischen CDU, CSU und SPD vereinbart wurde, verändert die Versorgungsstrukturen grundlegend. Mit der Einführung von bundeseinheitlichen Leistungsgruppen, einer weitreichenden Vorhaltefinanzierung und neuen Konzepten wie Level-1i-Kliniken wird die Kliniklandschaft bis 2027 strukturell neu ausgerichtet. Parallel dazu schafft der Transformationsfonds finanzielle Mittel für Umstrukturierungen – jedoch unter erheblichem Druck, auch effiziente und nachhaltige Beschaffungs- und Logistiklösungen umzusetzen.

Das Eröffnungsplenum beleuchtet, welche konkreten Auswirkungen diese Reformen auf die Einkaufs- und Logistikprozesse in Krankenhäusern haben werden. Im Fokus stehen dabei die veränderten Anforderungen an Investitionen, Datenqualität, Transparenz, Digitalisierung und Nachhaltigkeit – alles unter wachsender Kostenkontrolle und strengeren gesetzlichen Rahmenbedingungen.

Der Medizinproduktemarkt bleibt auch 2025 ein zentraler Brennpunkt für Krankenhäuser und ihre Industriepartner. Neue regulatorische Anforderungen durch MDR, IVDR und geplante EU-Verordnungen verschärfen die Rahmenbedingungen für Beschaffung, Zulassung und Marktüberwachung.

Doch auch angrenzende Bereiche geraten zunehmend unter Druck: In der Pharmaindustrie steigen die Anforderungen an Lieferkettensicherheit und Nachhaltigkeit. In der Medizintechnik verändern Innovationszyklen und Preisdruck die Verhandlungsstrategien. Im Bereich IT und Digitalisierung sorgen neue Interoperabilitätsvorgaben und Datenschutzauflagen für Handlungsbedarf.

Diese Session bietet einen aktuellen Überblick über die wichtigsten Entwicklungen in den Beschaffungsmärkten für Krankenhäuser und formuliert prioritäre Handlungsfelder für Einkaufs- und Logistikverantwortliche.
Der Schwerpunkt liegt auf den Medizinprodukten, aber auch kritische Entwicklungen im Bereich Pharma, Medizintechnik und Krankenhaus-IT werden beleuchtet.

Anhand von Marktanalysen, regulatorischen Updates und Best-Practice-Beispielen wird aufgezeigt, welche Maßnahmen Klinikeinkauf und Industrie jetzt priorisieren müssen, um Versorgungssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Compliance auch unter neuen Rahmenbedingungen zu gewährleisten.

Themen:

• Medizinprodukte: Neuer Rechtsrahmen, Lieferengpässe, Re-Zertifizierungsproblematik

• Pharma: Verfügbarkeitskrisen, neue Anforderungen aus der EU-Pharma-Strategie

• Medizintechnik: Kostendruck, kürzere Innovationszyklen, neue Beschaffungsmodelle

• IT: Datenschutz, Interoperabilitätspflichten, Herausforderungen bei IT-Einkauf und -Ausschreibung

Stammdatenmanagement gehört seit vielen Jahren zu den festen Themen auf dem Beschaffungskongress der Krankenhäuser – und bleibt dennoch eine zentrale Baustelle. Trotz intensiver Diskussionen und einzelner Fortschritte sind saubere, strukturierte und interoperable Daten in vielen Einrichtungen nach wie vor nicht systematisch verankert.

Mit der notwendigen Digitalisierung der Beschaffungs- und Logistikprozesse, der stärkeren Zusammenarbeit mit Einkaufsgesellschaften und Plattformanbietern sowie den wachsenden Anforderungen an Transparenz und Standardisierung steigt der Handlungsdruck, Stammdatenqualität dauerhaft abzusichern und strategisch weiterzuentwickeln.

Diese Session zeigt anhand konkreter Best Practices, wie Kliniken Stammdatenmanagement wirksam etablieren können:
Welche Standards und Klassifikationen (z. B. ECLASS, GS1, UNSPSC) bewähren sich? Wie gelingt die praxisnahe Verankerung im Alltag? Und welche Effizienz- und Qualitätsgewinne lassen sich durch abgestimmte, belastbare Datenstrukturen erzielen?

Das Ziel ist klar: Stammdatenmanagement nicht nur diskutieren – sondern konsequent umsetzen und nachhaltig verankern.

Schwerpunkte der Session:

• Erfolgsfaktoren für nachhaltiges Stammdatenmanagement im Krankenhaus

• Standards und Klassifikationen (ECLASS, GS1, UNSPSC) zielführend anwenden

• Digitale Zusammenarbeit mit Einkaufsgesellschaften und Plattformanbietern gestalten

• Best Practices und Lessons Learned aus Kliniken und Verbundlösungen

Globale Krisen, neue Zölle, regionale Konflikte und verschärfte Handelsregularien stellen das Krankenhausbeschaffungswesen vor enorme Herausforderungen. Die geopolitische Lage verändert nicht nur internationale Lieferströme, sondern rückt auch Fragen nach Versorgungssicherheit, Resilienz und strategischer Souveränität in den Mittelpunkt.

In dieser Session werden die zentralen geopolitischen Entwicklungen und ihre konkreten Auswirkungen auf Beschaffung und Logistik im Krankenhaussektor analysiert. Thematisiert werden Risiken durch Abhängigkeiten von einzelnen Herkunftsländern, die zunehmende Fragmentierung der Weltmärkte und die Rückverlagerung von Produktionskapazitäten („Reshoring“).

Diskutiert werden zudem Handlungsoptionen für Krankenhäuser: Wie lassen sich Lieferketten diversifizieren? Welche Strategien zur Erhöhung der Versorgungssicherheit sind realistisch? Und welche Rolle spielt dabei die öffentliche Hand bei der Stärkung von Resilienz und strategischer Autonomie im Gesundheitswesen?

Mit der Krankenhausstrukturreform wird ab 2027 ein völlig neues Vergütungsmodell eingeführt: Die bundeseinheitlichen Leistungsgruppen und die zweistufige Vorhaltevergütung verändern die Finanzierungssystematik grundlegend. Nicht mehr allein die Fallzahl bestimmt die Erlösbasis, sondern die Vorhaltung definierter Leistungsangebote und die Erfüllung verbindlicher Qualitätsvorgaben.

Diese Neuausrichtung hat direkte Auswirkungen auf das Beschaffungs- und Investitionsverhalten der Krankenhäuser. Sachkosten, innovative Medizinprodukte und moderne Technologien müssen künftig anders kalkuliert, bewertet und in die wirtschaftlichen Überlegungen integriert werden.

Die Session beleuchtet, welche Anforderungen sich aus der neuen Vergütungsstruktur für Einkauf und Logistik ergeben, welche Kriterien bei der Bewertung von Produkten stärker in den Fokus rücken und wie Krankenhäuser ihr Beschaffungsmanagement an die kommenden Rahmenbedingungen anpassen können.
Im Mittelpunkt stehen praktische Ansätze für ein wirtschaftlich tragfähiges, qualitätsorientiertes Einkaufs- und Kostenmanagement unter den Bedingungen der Reform.

Schwerpunkte:

• Auswirkungen der Leistungsgruppen auf Beschaffung und Vergütung

• Struktur und Logik der neuen Vorhaltepauschalen

• Bewertung und Integration innovativer Medizinprodukte in die Kostenkalkulation

• Handlungsempfehlungen für Einkaufsstrategie und Investitionsplanung ab 2027

Die Zusammenarbeit zwischen Krankenhäusern und Einkaufsgesellschaften steht zunehmend im Mittelpunkt strategischer Überlegungen. Während Krankenhäuser eine stärkere Unterstützung bei Kostenreduktion, Versorgungssicherheit, Digitalisierung und Nachhaltigkeit fordern, stehen Einkaufsgesellschaften vor der Aufgabe, flexiblere, leistungsfähigere und individuellere Lösungen anzubieten.

Diese Session beleuchtet, welche Erwartungen beide Seiten an eine moderne Einkaufspartnerschaft haben – und wo Missverständnisse und Zielkonflikte entstehen. Anhand konkreter Praxisbeispiele wird aufgezeigt, wie ein partnerschaftlicher Dialog aussehen kann, der über reine Preisdiskussionen hinausgeht und den langfristigen Erfolg sichert.
Im Fokus stehen dabei Modelle zur Flexibilisierung von Verträgen, zur stärkeren Einbindung medizinischer Fachbereiche sowie Ansätze für ein nachhaltiges und innovationsförderndes Einkaufsmanagement.

Schwerpunkte:

• Erwartungen der Krankenhäuser an Flexibilität, Service und Individualität

• Strategien der Einkaufskooperationen für mehr Transparenz, Resilienz und Innovationskraft

• Erfolgsfaktoren für nachhaltige Einkaufspartnerschaften im Reformumfeld 2025+

Die Sicherheitslage in Europa hat sich grundlegend verändert. Mit der wachsenden Gefahr von militärischen Konflikten und hybriden Bedrohungen rückt die Rolle der Krankenhäuser als Teil der zivilen Verteidigung in den Fokus.
Nicht mehr nur Naturkatastrophen oder Pandemien, sondern auch Szenarien bewaffneter Auseinandersetzungen erfordern neue Strukturen in der Beschaffung, Logistik und Bevorratung medizinischer Güter.

Diese Session beleuchtet, wie Krankenhäuser in ein koordiniertes Netzwerk der Zivil-Militärischen Zusammenarbeit eingebunden werden sollen und welche Anforderungen sich daraus für ihre Organisation ergeben.
Im Mittelpunkt stehen Konzepte zur strategischen Lagerhaltung, zur Sicherung der Versorgungsketten sowie Modelle für eine enge Zusammenarbeit mit staatlichen Behörden und Industriepartnern.

Ziel ist es, eine robuste und widerstandsfähige medizinische Infrastruktur aufzubauen, die auch in Krisenfällen handlungsfähig bleibt.

Schwerpunkte:

• Integration von Krankenhäusern in Strukturen der zivilen Verteidigung

• Strategische Lagerhaltung: Bestände, Nachschub, Rotationssysteme

• Kooperation mit Behörden und Industrie zur Stärkung der Versorgungssicherheit

• Anpassung an rechtliche und organisatorische Vorgaben im Bereich Krisen- und Katastrophenschutz

Im Rahmen des Koalitionsvertrags 2025 stellt der Bund umfangreiche Mittel aus dem Sondervermögen „Infrastruktur Krankenhaus und Pflege“ bereit, um notwendige Transformationen zu finanzieren. Besonders gefördert werden Investitionen in Digitalisierung, Versorgungssicherheit, Klimaschutz und strukturelle Anpassungen an die neue Krankenhauslandschaft mit Leistungsgruppen und Vorhaltefinanzierung.

Diese Session beleuchtet den Handlungsrahmen für Krankenhäuser:
Welche Investitionen sind förderfähig? Wie gelingt die Beantragung und Ausschöpfung der Mittel effizient? Und welche Rolle spielt der Einkauf dabei, wenn es darum geht, Projekte nicht nur wirtschaftlich, sondern auch förderkonform umzusetzen?

Im Mittelpunkt steht die Frage, wie sich Kliniken strategisch aufstellen müssen, um Investitionsmittel nicht zu verschenken und den Wandel aktiv zu gestalten. Gleichzeitig werden praktische Ansätze vorgestellt, wie Einkaufsabteilungen bei Ausschreibungen, Vergaben und Vertragsgestaltung gezielt die Anforderungen der Förderprogramme berücksichtigen können.

Schwerpunkte der Session:

• Überblick über die Förderrichtlinien des Sondervermögens (Digitalisierung, Bau, Nachhaltigkeit)

• Anforderungen an Beschaffung und Vergabe bei Förderprojekten

• Strategische Rolle des Einkaufs bei Planung und Umsetzung

• Best Practices für erfolgreiche Fördermittelintegration in Beschaffungsprojekte

Künstliche Intelligenz, Robotik und Automatisierung verändern zunehmend die Arbeitswelt und die Zusammenarbeit. Insbesondere im Einkauf und in der Logistik entstehen neue Möglichkeiten: von KI-gestützter Bedarfserkennung über automatisierte Lieferantenbewertung bis hin zu robotergestützter Materiallogistik.

Diese Session zeigt, wie innovative Technologien die Aufgaben, Prozesse und Rollen im Krankenhausbeschaffungswesen neu definieren – und wie Krankenhäuser die richtigen Technologien erkennen, bewerten und erfolgreich einführen können.
Dabei geht es nicht nur um technische Machbarkeit, sondern auch um Fragen der strategischen Auswahl:
Welche Tools passen zu den eigenen Strukturen? Welche Bewertungskriterien sind entscheidend (z. B. Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit, Datenschutz)? Und welche organisatorischen Voraussetzungen müssen geschaffen werden, um neue Technologien wirksam und nachhaltig einzusetzen?

Ein besonderer Fokus liegt auf praxisnahen Beispielen und realistischen Einsatzfeldern – ergänzt um Lessons Learned zu Investitionsentscheidungen und Change Management.

Schwerpunkte der Session:

• Einsatzfelder von KI, Robotik und Automatisierung im Einkauf und in der Krankenhauslogistik

• Kriterien zur Auswahl und Bewertung geeigneter Tools und Systeme

• Erfolgsfaktoren für die Einführung neuer Technologien im Klinikalltag

• Neue Rollenprofile: Steuerung, Datenkompetenz und Systemintegration

• Risiken und Grenzen: Datenschutz, Transparenz und Investitionsstrategie

Im Abschlussplenum werden die wichtigsten Erkenntnisse des Beschaffungskongresses zusammengefasst – und daraus 10 zentrale Aufgaben für das Krankenhausbeschaffungsmanagement 2026 formuliert.
Im Mittelpunkt steht die Frage:
Wie kann das Beschaffungswesen die strukturellen und digitalen Anforderungen der Reformjahre aktiv gestalten und gleichzeitig Effizienz, Versorgungssicherheit und Innovationsfähigkeit sichern?